banner
banner

Tin tức tổng hợp

Event management (Quản trị sự kiện) và những điều bạn cần biết

Tác giả: Trương Diệp Chi 26/11/2021

Các cụm từ liên quan đến “event” đang dần được sử dụng rộng rãi bởi những người có xu hướng hội nhập với thế giới, trong đó nổi bật hơn cả là cụm từ “event management”. Vậy event management là gì? Các bạn hãy cùng timviec365 tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

1. Giải mã: event management nghĩa là gì?

Cụm từ “event management” có nghĩa là quản trị sự kiện hoặc tổ chức sự kiện. Đúng như tên gọi, đây là hoạt động tổ chức và quản lý sự kiện thông qua rất nhiều các giai đoạn khác nhau. Cụ thể, event management sẽ bao gồm những khâu từ lên ý tưởng ban đầu, lập kế hoạch chung và các mốc thời gian cụ thể, thiết kế, tính toán chi phí, triển khai kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện, tổ chức sự kiện theo đúng các mốc thời gian và cuối cùng là kiểm soát trong và sau khi sự kiện diễn ra.

Ý nghĩa của cụm từ event management
Ý nghĩa của cụm từ event management
Xem thêm : Học viện Ngoại giao ra làm gì? Những thông tin cho bạn

2. Vai trò của event management

Tổ chức và quản lý sự kiện là hoạt động vô cùng quan trọng, có vai trò đảm bảo sự thành công của sự kiện ở mức độ cao nhất. Nói cách khác, nếu muốn một sự kiện diễn ra thành công thì công tác quản lý và tổ chức luôn phải được chú trọng và thực hiện hiệu quả tối đa.

Nếu quá trình tổ chức xảy ra sai sót thì kết quả là sự kiện đó sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều, có thể gây nên các tác động tiêu cực đến những người tham gia sự kiện. Tương tự, nếu công tác quản lý không tốt và để một lỗi nhỏ xảy ra trong khâu chuẩn bị thì những hậu quả xấu xảy đến là không thể tránh khỏi.

Ngoài ra, vì đa số các sự kiện diễn ra đều có mục đích quảng bá cho một công ty hay doanh nghiệp cụ thể nên tổ chức sự kiện cũng góp phần hỗ trợ cho quá trình marketing của các công ty đó. Một số sự kiện khác như đám cưới tuy không nhằm marketing giống như các doanh nghiệp nhưng vẫn có điểm tương đồng nho nhỏ về mục đích. Cụ thể, đó là nhằm thông báo đến bà con họ hàng, bạn bè và người thân về cuộc hôn nhân của cô dâu chú rể, tăng số lượng người biết đến thông tin này.

Sự kiện thành công hay không phụ thuộc vào event management
Sự kiện thành công hay không phụ thuộc vào event management
Xem thêm : Thông tin mới nhất về khối C làm nghề gì các bạn đã biết chưa?

3. Các khâu cơ bản và quan trọng để tổ chức một sự kiện

Việc quản lý hay tổ chức có nhiều bước với số lượng đầu việc khác nhau, phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô, tính chất hay giới hạn kinh phí của sự kiện. Do đó, dưới đây sẽ là các khâu cơ bản, quan trọng và không thể bỏ qua khi tổ chức bất cứ sự kiện nào dù cho có sự khác nhau về tính chất, kinh phí hay quy mô.

3.1. Các khâu chuẩn bị quan trọng trước khi sự kiện diễn ra

3.1.1. Lên ý tưởng nháp ban đầu và phát triển thành kế hoạch chi tiết

Khâu đầu tiên là lên ý tưởng cho sự kiện. Ý tưởng sẽ phụ thuộc vào mục tiêu, tính chất của sự kiện cũng như các yêu cầu và mong muốn của khách hàng, được chỉnh sửa sao cho thỏa mãn và phù hợp nhất với các yếu tố đã nêu.

Thông thường, các sự kiện sẽ được tổ chức bởi các công ty chuyên về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và khách hàng có thể là các cá nhân hoặc tập thể đang có nhu cầu. riêng đối với sự kiện của một công ty do chính công ty đó tự tổ chức, “khách hàng” sẽ là lãnh đạo các cấp cao nhất, những người mang tính quyết định và đưa ra yêu cầu cho bộ phận tổ chức sự kiện.

Sau khi trải qua nhiều lần chỉnh sửa và điều chỉnh, ý tưởng ban đầu sẽ dần dần được phát triển thành một bản kế hoạch cụ thể và chi tiết hơn. Bản kế hoạch sau đó sẽ được khách hàng xem và duyệt một lần nữa để đảm bảo sự hài lòng và đồng ý đến từ chính phía khách hàng.

Event management cần có sự lập kế hoạch rõ ràng
Event management cần có sự lập kế hoạch rõ ràng

3.1.2. Đưa ra các mốc thời gian và chuẩn bị các phương án dự phòng

Sau khi đã có kế hoạch cụ thể cho sự kiện, nhà tổ chức sẽ bắt đầu lập các mốc thời gian. Những mốc này sẽ đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng như ngày đầu tiên bắt đầu tiến hành, ngày tìm địa điểm và nhà tài trợ, ngày thiết lập hệ thống sân khấu hay ngày sự kiện diễn ra. Các mốc thời gian này chính là các “deadline”, đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải hoàn thành đúng hạn để việc tổ chức diễn ra đúng ban đầu, đảm bảo tiến độ cho sự kiện được diễn ra.

Tiếp đó, nhà tổ chức sẽ lên các phương án dự phòng. Một sự kiện có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều tác nhân như điều kiện thời tiết, hỏng hóc về cơ sở vật chất và trang thiết bị,..., do vậy luôn phải có phương án dự phòng. Số lượng phương án không cố định mà sẽ dựa theo những kịch bản và tình huống xấu nhất có thể xảy ra, từ đó dự tính trước những phương án xử lý và lập các kế hoạch dự phòng.

3.1.3. Tính toán những chi phí cần thiết và chuẩn bị kinh phí dự trù

Để một sự kiện có khả năng được diễn ra, bên cạnh các kế hoạch thì còn cần có nguồn kinh phí để chi trả cho các khoản chi phí cố định và phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Các khoản phí này sẽ được tính toán và thống kê đầy đủ để nhận nguồn kinh phí từ khách hàng hoặc các nhà tài trợ nếu có.

Ngoài ra, kinh phí dự trù cũng sẽ được lập ra để xử lý những chi phí phát sinh hoặc những phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ như đã được nói đến ở trên. Kinh phí dự trù thường có giá trị bằng khoảng 10% tổng kinh phí ban đầu, tuy nhiên con số này không cố định và dao động theo các trường hợp khác nhau.

Event management yêu cầu sự tính toán hợp lý
Event management yêu cầu sự tính toán hợp lý

3.1.4. Tìm kiếm, lựa chọn địa điểm và các nhà tài trợ cho sự kiện

Ngoại trừ các sự kiện online thì những sự kiện offline bắt buộc phải có một địa điểm tổ chức cụ thể, đa phần sẽ là một khu vực hội trường với sức chứa lớn. Việc tìm kiếm một địa điểm phù hợp rất quan trọng, dựa theo số lượng người dự tính tham gia, sự kiện trong nhà hay ngoài trời, chi phí thuê địa điểm,... Công tác lựa chọn địa điểm do vậy cũng là một khâu rất quan trọng.

Trong một số trường hợp nhất định, nhà tổ chức sự kiện sẽ cần thêm nguồn kinh phí đến từ các nhà tài trợ, đổi lại các nhà tài trợ đó sẽ được quảng cáo thương hiệu trong sự kiện, thường là thông qua logo nhãn hàng hoặc là sản phẩm được trưng bày. Để có được các nhà tài trợ đòi hỏi người đi xin tài trợ phải có kỹ năng đàm phán và thương tốt, một trong các yếu tố mang tính quyết định.

3.1.5. Xin giấy phép tổ chức sự kiện từ các cấp có thẩm quyền

Một sự kiện diễn ra cũng cần đến sự cho phép của các cấp chính quyền, đặc biệt là những sự kiện lớn. Không có giấy phép tổ chức sự kiện có thể dẫn đến nhiều vấn đề liên quan đến pháp luật, chịu phạt hành chính và tháo dỡ địa điểm tổ chức, dẫn đến việc sự kiện có khả năng bị hoãn hoặc thậm chí là bị hủy hoàn toàn. 

3.1.6. Điều phối, giám sát chặt chẽ các công tác chuẩn bị hậu cần

Công tác cuối cùng trong khâu chuẩn bị là công tác hậu cần. Các nhân viên sẽ tiến hành sắp xếp lại địa điểm để dựng và trang trí sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng, kiểm tra hệ thống điện,..., đảm bảo cho sự kiện diễn ra theo đúng như kế hoạch.

Phải đề phòng sự cố với event management
Phải đề phòng sự cố với event management

3.2. Các hoạt động quản lý trong và sau khi sự kiện đã diễn ra

3.2.1. Giám sát cẩn trọng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

Khi sự kiện bắt đầu, để chắc chắn rằng sự kiện sẽ theo đúng kế hoạch thì cần có sự theo dõi sát sao xuyên suốt thời gian diễn ra sự kiện. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, đội ngũ nhân viên túc trực sẽ chịu trách nhiệm xử lý, dựa trên các phương án tình huống xấu có thể xảy ra. Trong trường hợp có sự cố bất ngờ chưa tính trước, các quản lý cấp cao sẽ nhanh chóng hội ý để tìm cách khắc phục sớm nhất có thể.

3.2.2. Đảm bảo an ninh, an toàn thân thể cho khách tham dự

Vấn đề an ninh luôn phải được đảm bảo, nhằm đem lại sự an toàn và yêu tâm cho các vị khách. Ngoài ra, bộ phận an ninh còn ngăn ngừa những người xâm nhập mà không phải khách mời, đề phòng những trường hợp xô xát hay gây gổ trong sự kiện.

Sự kiện cần phải được giám sát một cách cẩn thận
Sự kiện cần phải được giám sát một cách cẩn thận

3.2.3. Họp bàn, phê bình và rút kinh nghiệm hậu sự kiện

Khâu cuối cùng là họp rút kinh nghiệm sau sự kiện, nêu lên những điều đã làm được và chưa làm được. Trong quá trình tổ chức và quản lý sự kiện, nếu có vấn đề xảy ra mà không được lường trước thì cuộc họp này sẽ tổng kết lại để làm kinh nghiệm cho những sự kiện sau này.

Qua bài này, timviec365 hy vọng các bạn đã hiểu được event management là gì, tầm quan trọng và các khâu tổ chức cũng như quản lý một sự kiện. Mong rằng những kiến thức sẽ khơi dậy niềm yêu thích trong các bạn đối với công việc quản lý và tổ chức sự kiện.

icon Cách viết CV tổ chức sự kiện chuẩn nhất dành cho bạn

Nếu bạn có niềm yêu thích và đam mê tổ chức sự kiện thì còn ngần ngại gì mà không tham khảo ngay những mẫu CV tổ chức sự kiện hot nhất hiện nay:

CV tổ chức sự kiện

  1. 1. Giải mã: event management nghĩa là gì?
  2. 2. Vai trò của event management
  3. 3. Các khâu cơ bản và quan trọng để tổ chức một sự kiện
  4. 3.1. Các khâu chuẩn bị quan trọng trước khi sự kiện diễn ra
  5. 3.1.1. Lên ý tưởng nháp ban đầu và phát triển thành kế hoạch chi tiết
  6. 3.1.2. Đưa ra các mốc thời gian và chuẩn bị các phương án dự phòng
  7. 3.1.3. Tính toán những chi phí cần thiết và chuẩn bị kinh phí dự trù
  8. 3.1.4. Tìm kiếm, lựa chọn địa điểm và các nhà tài trợ cho sự kiện
  9. 3.1.5. Xin giấy phép tổ chức sự kiện từ các cấp có thẩm quyền
  10. 3.1.6. Điều phối, giám sát chặt chẽ các công tác chuẩn bị hậu cần
  11. 3.2. Các hoạt động quản lý trong và sau khi sự kiện đã diễn ra
  12. 3.2.1. Giám sát cẩn trọng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện
  13. 3.2.2. Đảm bảo an ninh, an toàn thân thể cho khách tham dự
  14. 3.2.3. Họp bàn, phê bình và rút kinh nghiệm hậu sự kiện

Bài viết liên quan

Những thông tin chi tiết về mẫu bãi nhiệm kế toán trưởng

Những thông tin chi tiết về mẫu bãi nhiệm kế toán trưởng

Mẫu bãi nhiệm kế toán trưởng là một trong những giấy tờ quan trọng trong việc sa thải kế toán trưởng. Tất cả các quyết định cần phải được thực hiện và nghiêm túc bởi bãi nhiệm là một trong những quyết định mang tính ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp. Vậy mẫu bãi nhiệm sẽ có những lưu ý gì? Viết mẫu bãi nhiệm sẽ sao sao?

Trịnh Hoài Phương

22/10/2021

Tin tức tổng hợp ★
Tất tần tật thông tin về phần mềm kế toán vật tư cho bạn

Tất tần tật thông tin về phần mềm kế toán vật tư cho bạn

Kế toán vật tư là vị trí công việc quan trọng trong hoạt động vận hành của các doanh nghiệp. Để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình thì việc sử dụng những công cụ hỗ trợ là điều mà ai khi đảm nhận vị trí này cũng quan tâm. Một trong những công cụ nổi bật cần kể đến đó chính là phần mềm kế toán vật tư. Vậy phần mềm này là gì? Vai trò cũng những công dụng cụ thể của nó sẽ ra sao? Hãy cùng job3s.com tìm hiểu ngay thông tin trên trong phạm vi bài viết sau đây.

Nguyễn Hà Trang

14/03/2022

Tin tức tổng hợp ★
Các giai đoạn phát triển của Kế toán Quản trị xảy ra như thế nào?

Các giai đoạn phát triển của Kế toán Quản trị xảy ra như thế nào?

Kế toán quản trị đã có từ lâu và đang dần trở nên phổ biến, đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý hoạt động của các doanh nghiệp hiện đại. Các giai đoạn phát triển của Kế toán quản trị có những đặc điểm như thế nào? job3s.com sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về những vấn đề trên nhé.

Cẩm Tú

23/11/2021

Tin tức tổng hợp ★
Bản mô tả công việc Digital Marketing chi tiết cho người mới bắt đầu

Bản mô tả công việc Digital Marketing chi tiết cho người mới bắt đầu

Trong xu hướng công nghệ ngày càng phát triển, mọi lĩnh vực ngành nghề đều đang được ‘số hóa’, đặc biệt là trong lĩnh vực Marketing. Digital Marketing đang có xu hướng bùng nổ bởi những hiệu quả bất ngờ từ việc ‘số hóa’ đem lại. Hãy thử tìm hiểu bản mô tả công việc Digital Marketing – một trong những nghề hot nhất hiện nay để xem bạn có phù hợp không nhé!

Hạ Kiều Anh

21/05/2021

Tin tức tổng hợp ★
Đừng bỏ qua bản mô tả công việc kế toán quản trị mới nhất

Đừng bỏ qua bản mô tả công việc kế toán quản trị mới nhất

Kế toán quản trị là một ngành nghề đang rất thu hút ở Việt Nam hiện nay, khi mà các doanh nghiệp bắt đầu vận dụng và xây dựng bộ máy kế toán quản trị riêng cho công ty mình. Vậy bạn đã nắm rõ khái niệm cũng như những nhiệm vụ chức năng, những tố chất cần có của một người làm kế toán quản trị chưa? Nếu chưa thì đừng bỏ qua bản mô tả công việc kế toán quản trị sau đây của chúng tôi nhé!

Trịnh Hoài Phương

15/06/2021

Mô tả công việc ★
Câu hỏi phỏng vấn giáo viên tiểu học - Bạn đã biết cách trả lời?

Câu hỏi phỏng vấn giáo viên tiểu học - Bạn đã biết cách trả lời?

Để trở thành một giáo viên tiểu học chính hiệu, ngoài việc sở hữu trình độ chuyên môn, nghiệp vụ sư phạm và những kỹ năng cần thiết trong công tác giảng dạy thì ứng viên còn phải quan tâm tới những thử thách đầu vào.

Trần Thanh Thanh

17/05/2021

Tin tức tổng hợp ★
Viết đơn xin việc trình dược viên đơn giản và đầy đủ

Viết đơn xin việc trình dược viên đơn giản và đầy đủ

Để có thể làm được trình dược viên, các ứng viên phải chuẩn bị cho mình một bộ hồ sơ cá nhân hoàn chỉnh, trong đó, đơn xin việc là một giấy tờ vô cùng quan trọng mà các ứng viên buộc phải có trong hồ sơ xin việc của mình. Trong bài viết dưới đây, PD muốn giới thiệu đến các bạn cách viết đơn xin việc trình dược viên ngắn gọn, ấn tượng và đầy đủ các thông tin, hãy tham khảo nhé!

Trần Linh Anh

08/07/2021

Kinh nghiệm tìm việc ★
Khái niệm trình độ chuyên môn là gì và những thông tin bạn cần biết!

Khái niệm trình độ chuyên môn là gì và những thông tin bạn cần biết!

Hiểu về khái niệm trình độ chuyên môn là gì? Trình độ chuyên môn khác với trình độ học vấn và văn hóa ra sao? Làm cách nào để thể hiện những thông tin về trình độ chuyên môn trong CV xin việc một cách đầy ấn tượng và chuyên nghiệp nhất, chinh phục được các nhà tuyển dụng khó tính? Đây có lẽ là câu hỏi đang nhận được rất nhiều sự quan tâm của các bạn sinh viên hiện nay, nhất là những bạn mới ra trường. Vậy thì hôm nay, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu và phân tích các vấn đề liên quan đến trình độ chuyên môn trong bài viết dưới đây nhé!

Hoàng Phương Hiền

30/06/2021

Kinh nghiệm tìm việc ★
Những vấn đề cần phải giải đáp khi viết mẫu đơn xin nghỉ việc cơ quan nhà nước

Những vấn đề cần phải giải đáp khi viết mẫu đơn xin nghỉ việc cơ quan nhà nước

Đơn xin nghỉ việc cơ quan nhà nước của các cán bộ công chức hay còn gọi là đơn xin thôi việc cơ quan nhà nước là một trong những giấy tờ quan trọng cần phải có trong thủ tục thôi việc theo đúng quy định được đưa ra. Cùng job3s.com tìm hiểu những vấn đề cần phải giải đáp khi viết mẫu đơn xin nghỉ việc cơ quan nhà nước qua bài viết này nhé

Nguyễn Ngọc Châm

16/05/2022

Tin tức tổng hợp ★
Những lưu ý quan trọng về sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương

Những lưu ý quan trọng về sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương

Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương là loại giấy tờ để bạn nêu rõ thông tin cá nhân của mình, điều này cũng vô cùng quan trọng và quyết định bạn có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không?

Cẩm Tú

07/07/2021

Tin tức tổng hợp ★
Hồ sơ xin việc Regina cần có những gì? Chuẩn bị hồ sơ xin việc Regina

Hồ sơ xin việc Regina cần có những gì? Chuẩn bị hồ sơ xin việc Regina

Công ty TNHH Regina Miracle International Việt Nam, sau đây gọi tắt là Công ty Regina, là chi nhánh tại Việt Nam của tập đoàn Regina Miracle International. Công ty Regina hiện đang sở hữu hai nhà máy sản xuất A và B tại KCN VSIP Hải Phòng và dự kiến mở thêm nhà máy C cũng tại KCN này. Vì vậy nhu cầu tuyển dụng công nhân, nhân viên, tổ trưởng, giám sát, các vị trí quản lý… là có nhiều. Trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về những yêu cầu của một bộ hồ sơ xin việc Regina tiêu chuẩn nhé!

Nguyễn Hà Trang

25/12/2021

Tin tức tổng hợp ★
Hướng dẫn cách viết đơn xin việc Bách Hóa Xanh chi tiết và chuẩn nhất

Hướng dẫn cách viết đơn xin việc Bách Hóa Xanh chi tiết và chuẩn nhất

Bách Hóa Xanh nằm trong công ty Cổ phần Thế Giới Di Động, là một trong những siêu thị chuyên cung cấp các sản phẩm tươi sống ngon, sạch cho người tiêu dùng. Đặc biệt, hệ thống Bách Hóa Xanh có quy mô phát triển vô cùng lớn và nhu cầu tuyển dụng cực kỳ cao. Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm tại Bách Hóa Xanh thì không thể thiếu hồ sơ xin việc trong đó có đơn xin việc. Cùng job3s.com tìm hiểu các thông tin về đơn xin việc Bách Hóa Xanh qua bài viết dưới đây nhé!

Hạ Kiều Anh

23/03/2022

Kinh nghiệm tìm việc ★
Chuẩn bị hồ sơ xin việc Sacombank chuẩn theo đúng yêu cầu

Chuẩn bị hồ sơ xin việc Sacombank chuẩn theo đúng yêu cầu

Sacombank đã có lịch sử hình thành và phát triển khoảng 30 năm có môi trường làm việc chuyên nghiệp, lịch sự và không ngừng được cải thiện. Bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hồ sơ xin việc Sacombank và những lưu ý trong quá trình chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển vào ngân hàng này.

Nguyễn Hà Trang

25/12/2021

Tin tức tổng hợp ★
Bạn đã hiểu hết về vai trò của affiliation trong CV là gì chưa?

Bạn đã hiểu hết về vai trò của affiliation trong CV là gì chưa?

Nếu hỏi 10 người thì có đến 9 người không rõ "affiliation" trong CV là gì. Thông thường, CV là một trong những vũ khí vô cùng quan trọng đối với người ứng tuyển để “cưa đổ” nhà tuyển dụng khi nộp đơn xin việc. Tuy nhiên, cho dù tiếp xúc và sửa đổi CV bao nhiêu lần chăng nữa, có lẽ chẳng mấy ai biết thuật ngữ “affiliation” này dùng để chỉ điều gì và nằm ở đâu trong CV. Bởi vậy, bài viết này nhằm cung cấp cho bạn cái nhìn đầy đủ nhất về vị trí “affiliation” trong CV là gì và tiết lộ bí quyết chinh phục nhà tuyển dụng bằng mục này.

Hạ Kiều Anh

23/07/2020

Bí quyết viết cv xin việc ★
[KHÁM PHÁ] Xin nghỉ việc trong thời gian thử việc cần lưu ý những gì?

[KHÁM PHÁ] Xin nghỉ việc trong thời gian thử việc cần lưu ý những gì?

Cuộc sống là chuỗi những sự kiện bất ngờ và hành trình săn tìm một công việc như ý của mỗi người chúng ta cũng thế. Đôi khi, bạn may mắn bước qua vòng phỏng vấn và làm hài lòng người nhà tuyển dụng bằng kinh nghiệm, kỹ năng và phong thái tự tin, thế nhưng khi bước chân vào vòng phỏng vấn, bạn nhận ra, đó không phải là địa hạt phù hợp và bạn quyết định xin nghỉ việc ngay trong thời gian thử việc. Vậy đâu là thời điểm tốt nhất để xin nghỉ việc trong thời gian thử việc? Thủ tục khi nghỉ việc trong thời gian nghỉ việc như thế nào? Nghỉ việc khi thử việc có được nhận lương không? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cụ thể hơn trong bài viết sau đây cùng với Trần Phương bạn nhé.

Trần Phương

04/03/2022

Tin tức tổng hợp ★
back
Tạo CV Tìm việc làm