Công chứng là gì? Công chứng với chứng thực có phải là một không?

1. Công chứng là gì?

Khái niệm công chứng đã được quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2013, cụ thể như sau:

Nhìn vào khái niệm trên có thể hiểu công chứng là việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của một số loại giấy tờ như:

• Hợp đồng

• Giao dịch dân sự khác được thể hiện bằng văn bản

• Bản dịch giấy tờ

• Văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.

Chủ thể thực hiện việc xác nhận này là công chứng viên, người đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật về hành nghề công chứng.

Trong phần giải thích công chứng là gì của Luật Công chứng còn đề cập đến tổ chức hành nghề công chứng. Tổ chức này có thể là phòng công chứng hoặc văn phòng công chức, đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tổ chức thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật.

Hợp đồng, giao dịch được thể hiện bằng văn bản và bản dịch sau khi được công chứng thì được gọi là văn bản công chứng.

Giao dịch công chứng được phân thành 2 loại là:

• Các trường hợp bắt buộc phải công chứng.

• Các trường hợp tự nguyện công chứng.

​Xem thêm: Top 10 chứng chỉ biên phiên dịch tiếng Anh danh giá nhất

2. Văn bản công chứng có giá trị pháp lý như thế nào?

Rất nhiều người không hiểu ý nghĩa của việc công chứng là gì bởi không biết được giá trị pháp lý của văn bản công chứng.

Kể từ thời điểm công chứng viên ký và đóng dấu vào văn bản công chứng, nghĩa là văn bản đó đã có hiệu lực.

Văn bản đã được công chứng sẽ có hiệu lực thi hành với các bên liên quan trong hợp đồng, giao dịch dân sự khác hoặc bản dịch. Nếu một trong các bên không thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận thì bên còn lại có thể yêu cầu Tòa án giải quyết.

Đặc biệt trong một số trường hợp, hợp đồng hoặc giao dịch đã được công chứng còn được coi là chứng cứ, theo đó những sự kiện, tình tiết có trong văn bản công chứng cũng mặc định có giá trị như chứng cứ và không cần phải chứng minh, trừ trường hợp bị tuyên bố vô hiệu bởi Tòa án.

3. Thủ tục công chứng được thực hiện như thế nào?

Công chứng là thủ tục không quá phức tạp và rất dễ thực hiện nhưng bạn vẫn cần chú ý đến một số nội dung về hồ sơ, các bước cũng như là địa điểm công chứng.

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng, khi yêu cầu công chứng, các bên cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:

• Phiếu yêu cầu công chứng. Phiếu này phải thể hiện đầy đủ thông tin của người yêu cầu công chứng, thông tin của tổ chức hành nghề, nội dung công chứng và các loại giấy tờ đi kèm, thông tin của người tiếp nhận yêu cầu và hồ sơ công chứng, thời điểm tiếp nhận yêu cầu và hồ sơ.

• Dự thảo hợp đồng hoặc dự thảo của giao dịch dân sự khác cần công chứng.

• Bản sao các loại giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng liên quan đến tài sản cần công chứng.

• Bản sao các loại giấy tờ có liên quan mà pháp luật yêu cầu phải có khi công chứng.

Việc công chứng được thực hiện theo yêu cầu của các bên nên để biết chính xác những giấy tờ cần có trong hồ sơ công chứng là gì cần dựa trên tình hình thực tế.

Xem thêm: Ngạch công chức là gì? Làm sao để nâng ngạch công chức?

3.2. Thủ tục thực hiện

Thủ tục công chứng được thực hiện bởi công chứng viên, với sự hỗ trợ của người cần công chứng, cụ thể:

• Người cần công chứng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công chứng và mang đến văn phòng hoặc phòng công chứng, đưa ra đề nghị với công chứng viên.

• Công chứng viên tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ xem đã đầy đủ chưa, nếu đã đầy đủ và phù hợp thì thụ lý và ghi yêu cầu vào sổ công chứng. Nếu chưa đủ thì yêu cầu bổ sung hoặc từ chối yêu cầu.

• Công chứng viên có thể yêu cầu khách hàng giải thích và làm rõ các vấn đề chưa rõ trong giao dịch, hợp đồng, bao gồm cả ý nghĩa, hậu quả của việc tham gia hợp đồng hoặc giao dịch.

• Công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của hợp đồng, giao dịch. Nếu nhận thấy nội dung không phù hợp với quy định pháp luật thì chỉ rõ để khách hàng biết, hiểu và sửa lại. Công chứng viên có quyền từ chối nếu khách hàng không đồng ý sửa lại.

• Khách hàng kiểm tra và tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc có thể yêu cầu công chứng viên đọc cho mình nghe.

• Khi đã đồng ý với toàn bộ nội dung, khách hàng ký vào từng trang của giao dịch, hợp đồng.

• Công chứng viên yêu cầu khách hàng xuất trình các loại giấy tờ theo yêu cầu để đối chiếu. Sau khi kiểm tra, công chứng viên ghi lời chứng, đồng thời ký vào từng trang của giao dịch, hợp đồng.

• Người yêu cầu công chứng nộp phí công chứng theo bảng giá niêm yết hoặc quy định tại tổ chức hành nghề công chứng.

3.3. Địa điểm công chứng

Theo quy định của Luật Công chứng, hầu hết các trường hợp công chứng đều phải thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Chỉ có 1 trường hợp duy nhất người yêu cầu công chứng không cần đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, đó là những người già yếu, không thể đi lại hoặc người đang bị tạm giam, tạm giữ, đang thi hành án phạt hoặc có lý do chính đáng chứng minh mình không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.

Vậy tổ chức hành nghề công chứng là gì và nếu có nhu cầu bạn cần phải đến đâu?

Theo quy định, tổ chức hành nghề công chứng là tổ chức được thành lập, hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Hiện nay khi có nhu cầu công chứng, khách hàng có thể đến bất cứ Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng nào trên cả nước.

3.4. Thời hạn công chứng

Thời hạn công chứng là gì? Thời hạn công chứng là khoảng thời gian được xác định từ thời điểm thụ lý hồ sơ đến ngày trả kết quả. Thời gian này đã bao gồm cả thời gian giám định, xác minh các nội dung có liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

Do không đòi hỏi thủ tục phức tạp nên thời hạn công chứng tương đối nhanh, không quá 02 ngày làm việc. Đối với những trường hợp phức tạp đòi hỏi thời gian xác minh hoặc giám định thêm cũng không được quá 10 ngày làm việc.

4. Lệ phí công chứng là bao nhiêu?

Bên cạnh công chứng là gì, một trong những vấn đề khác cũng được rất nhiều người quan tâm là công chứng có mất phí không và mất bao nhiêu, bởi đây là một trong những thủ tục diễn ra thường xuyên trong đời sống.

Khi thực hiện việc công chứng, người có yêu cầu phải trả 1 khoản phí cho tổ chức hành nghề công chứng, gọi là phí công chứng. Vậy phí công chứng là gì? Phí này bao gồm các khoản như:

• Phí công chứng hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch

• Phí lưu giữ di chúc

• Phí cấp bản sao văn bản công chứng

Có 2 cách để xác định phí công chứng là xác định dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị của hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

Phí công chứng tính dựa trên giá trị của tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch:

Các trường hợp phổ biến gồm:

Mức thu phí được quy định như sau:

Trường hợp công chứng hợp đồng thuê quyền nhà ở, quyền sử dụng đất, thuê, thuê lại tài sản

Mức phí trong trường hợp này cũng được tính dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị giao dịch, hợp đồng, cụ thể như sau:

Trường hợp công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá: Phí công chứng được tính dựa trên giá trị của tài sản bán được, cụ thể như sau:

Đối với các giao dịch, hợp đồng có liên quan đến quyền sử dụng đất hoặc tài sản có giá mà được xác định giá theo giá quy định của cơ quan Nhà nước:

Trong những trường hợp này, giá trị tài sản hoặc giá trị quyền sử dụng đất được sử dụng để xác định theo thỏa thuận của các bên. Nếu giá do các bên thỏa thuận thấp hơn mức giá do cơ quan Nhà nước quy định áp dụng ở thời điểm công chứng thì mức phí công chứng được xác định như sau:

Giá tài sản hoặc giá trị quyền sử dụng đất để tính phí công chứng = Số lượng tài sản hoặc diện tích đất được ghi trong giao dịch, hợp đồng x Giá tài sản, giá đất do cơ quan Nhà nước quy định

Phí công chứng trong trường hợp không theo giá trị tài sản hoặc giá trị giao dịch, hợp đồng

Khi đó, mức giá công chứng được xác định như sau:

Phí công chứng trong một số trường hợp khác

Ngoài 2 cách tính phí công chứng phổ biến trên, dưới đây là mức phí trong một số trường hợp khác, cụ thể:

• Thu phí khi nhận lưu giữ di chúc: 100.000 đồng/trường hợp.

• Phí cấp bản sao: 5.000 đồng/trang, từ trang thứ 3 trở lên thì mỗi trang thu 3.000 đồng, tối đa không quá 100.000 đồng/bản.

• Phí công chứng bản dịch:

  • Bản dịch thứ nhất: 10.000 đồng/trang.

  • Với trường hợp nhiều bản dịch, từ bản thứ 2 trở lên: 5.000 đồng/trang với trang thứ nhất và thứ 2, từ trang thứ 3 trở lên là 3.000 đồng/trang, tối đa không quá 200.000 đồng/bản.

Trên đây là quy định về mức phí công chứng, ngoài phí này, người yêu cầu còn có thể phải nộp thêm thù lao công chứng nếu có yêu cầu văn phòng hoặc phòng công chứng soạn thảo giao dịch, hợp đồng, sao chụp, dịch thuật hoặc các công việc khác có liên quan đến công chứng.

Tổ chức công chứng có thể tự do đặt mức thù lao, miễn sao không vượt quá mức trần do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.

5. Các trường hợp bắt buộc phải công chứng là gì?

Như đã phân tích ở trên, việc công chứng hiện nay gồm 2 loại là công chứng bắt buộc theo quy định của pháp luật và công chứng dựa trên nhu cầu tự nguyện của các bên.

Vậy các trường hợp bắt buộc phải công chứng là gì?

Hiện nay không có văn bản quy phạm pháp luật cụ thể nào tổng hợp tất cả các trường hợp phải công chứng, muốn xác định cần theo dõi và tìm hiểu trong luật chuyên ngành và các văn bản liên quan.

Dưới đây là một số trường hợp bắt buộc phải công chứng thường xuất hiện trong đời sống mà bạn cần quan tâm:

5.1. Với lĩnh vực đất đai, nhà ở

• Hợp đồng tặng, cho, chuyển nhượng, sáp nhập, chia tách, thế chấp, góp vốn … bằng quyền sử dụng đất hoặc quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

• Hợp đồng mua bán, tặng cho, chuyển nhượng, thế chấp, góp vốn… nhà ở thương mại.

• Hợp đồng cho thuê hoặc cho thuê lại quyền sử dụng đất.

• Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại nhà...

5.2. Với lĩnh vực thừa kế tài sản

• Di chúc của người không biết chữ hoặc người bị hạn chế về năng lực hành vi dân sự.

• Di chúc miệng theo quy định tại khoản 5 Điều 630 Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).

• Di chúc lập bằng tiếng nước ngoài.

• Văn bản ghi chép lại lời của người làm chứng đối với di chúc miệng.

5.3. Với lĩnh vực hôn nhân gia đình

• Văn bản thỏa thuận tài sản của vợ chồng trước khi kết hôn.

• Văn bản thỏa thuận về nội dung mang thai hộ.

• Văn bản ủy quyền về việc nhờ mang thai hộ.

6. Sự khác nhau giữa chứng thực và công chứng là gì?

Khái niệm công chứng và chứng thực thường đi liền với nhau nên có rất nhiều người nhầm lẫn hai thuật ngữ này. Muốn biết điểm khác nhau giữa chứng thực và công chứng là gì cần so sánh dựa trên một số tiêu chí sau:

Biết được sự khác nhau giữa chứng thực và công chứng là gì sẽ giúp bạn xác định được đúng hoạt động pháp lý cần thiết khi tham gia vào các hợp đồng hay giao dịch dân sự khác.

Khái niệm công chứng là gì không quá khó hiểu nhưng vẫn cần chú ý để thực hiện đúng trong các giao dịch hàng ngày, từ đó phát huy được đúng vai trò và giá trị pháp lý.