Thư ký là gì? Trong doanh nghiệp, thư ký là một vị trí quan trọng có rất nhiều cơ hội để thăng tiến. Đây là người trung gian giữa các bộ phận với vai trò kết nối và hỗ trợ các bộ phận có liên quan về lịch làm việc hay lịch họp. Cùng job3s khám phá để hiểu hơn về ngành nghề này nhé.
Nội dung chính
1. Thư ký là gì?
2. Vai trò của thư ký là gì?
3. Công việc của thư ký là gì?
3.1. Sắp xếp và quản lý lịch làm việc ở văn phòng
3.2. Tiếp nhận và xử lý thông tin
3.3. Công việc thư ký là gì - Đón tiếp khách hàng
3.4. Sắp xếp các chuyến công tác cho cấp trên
3.5. Công việc thư ký giám đốc là gì?
4. Mức lương thư ký hiện nay
5. Có nên làm thư ký không?
6. Làm gì để trở thành thư ký?
6.1. Làm thư ký học ngành gì?
6.2. Trường đào tạo thư ký
7. Kỹ năng cần có để trở thành thư ký là gì?
8. Việc làm thư ký
9. Mẫu CV xin việc thư ký
1. Thư ký là gì?
Thư ký là gì? Thư ký (tiếng Anh là Secretary) là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, và điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, thư ký còn là người làm các công việc liên quan đến giấy tờ, soạn thảo văn bản, tổ chức các buổi họp, lên lịch trình và kế hoạch cho cấp trên,...
2. Vai trò của thư ký là gì?
Khi đã hiểu được khái niệm thư ký là gì thì cùng tìm hiểu vai trò của vị trí này trong doanh nghiệp:
Thư ký là cầu nối giữa cấp trên với khách hàng: Sự chuyên nghiệp của một thư ký thể hiện trong những lần đại diện cho cấp trên thương thảo với các đối tác khách hàng trong các lĩnh vực như: Tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ,... Người thư ký cần phải có tác phong chuyên nghiệp, ứng xử thông minh, trang phục lịch thiệp và tự tin giao tiếp khi gặp gỡ, giao dịch với khách hàng.
Thư ký đóng góp ý kiến trực tiếp đến quyết định của lãnh đạo: Thư ký là người theo dõi sát sao quy trình làm việc, các kết quả liên quan của doanh nghiệp nên thư ký có thể nhận ra các vấn đề còn tồn đọng. Sau khi lựa chọn được vấn đề đáng chú ý, thư ký cho thể đưa ra ý kiến tham mưu để lãnh đạo giải quyết.
3. Công việc của thư ký là gì?
Bên cạnh việc tìm hiểu vai trò của thư ký là gì thì bạn cũng cần phải nắm rõ công việc cụ thể của vị trí này như thế nào? Là một người thư ký, bạn sẽ phải thực hiện những công việc sau đây:
3.1. Sắp xếp và quản lý lịch làm việc ở văn phòng
Sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc và lịch họp.
Tổ chức các cuộc họp, kết hợp ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ cho việc quản lý điều hành.
Ghi lại ý kiến của các cấp quản lý, ban lãnh đạo và chuyển thông tin xuống các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan.
3.2. Tiếp nhận và xử lý thông tin
Phân loại văn bản, công việc trong thời hạn sớm nhất. Hỗ trợ ban lãnh đạo giải quyết các văn bản.
Đảm bảo rằng các văn bản khi đến cơ quan phải được giải quyết một cách chính xác, nhanh chóng và có tính bảo mật cao.
Thu thập thông tin, số liệu.
Tìm kiếm các tài liệu tham khảo khi cần thiết.
Biên - phiên dịch tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.
Tiếp nhận, phân loại và xử lý các thông tin, văn bản và tài liệu từ các phòng ban.
3.3. Công việc thư ký là gì - Đón tiếp khách hàng
Đón tiếp khách hàng và giải quyết các công việc trong khả năng và sự hiểu biết của mình.
Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý cho khách.
Chuẩn bị phương tiện di chuyển cho khách.
Hỗ trợ ghi chép thông tin các cuộc họp.
Chuẩn bị nước uống, thức ăn nhẹ cho khách trước cuộc họp gặp mặt diễn ra.
3.4. Sắp xếp các chuyến công tác cho cấp trên
Phác thảo và soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích chuyến đi, thời gian đi và đến, nơi dừng chân,...
Lên kế hoạch chương trình hẹn gặp gồm: Thời gian và địa điểm, gặp ai, thuộc tổ chức nào, cần hồ sơ gì,...
Đặt vé phương tiện giao thông.
Đặt phòng khách sạn: Vị trí, các loại phòng, giá cả, phương thức đặt,...
Lập hồ sơ chuyến đi gồm có: Tài liệu cho từng buổi làm việc của lãnh đạo.
Tạm ứng và quyết toán chi phí.
3.5. Công việc thư ký giám đốc là gì?
Sắp xếp và quản lý các lịch trình công việc của giám đốc.
Phối hợp với các bộ phận văn thư để tổng hợp và phân loại giấy tờ, hồ sơ.
Xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, hồ sơ, giấy tờ,...
Truyền đạt thông tin giữa ban giám đốc và các bên liên đới.
Hỗ trợ ban giám đốc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
4. Mức lương thư ký hiện nay
Dựa vào tình hình tuyển dụng nghề thư ký, mức lương của vị trí này khá linh hoạt tuỳ thuộc vào năng lực của mỗi cá nhân.
Mức lương trung bình hiện nay của vị trí thư ký sẽ rơi vào khoảng 8.000.000 - 12.000.000 đồng/tháng.
Thư ký đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm hoặc đảm nhận các vị trí trợ lý kinh doanh đặt được các thành tích đặc biệt sẽ có thêm thưởng, hoa hồng nên mức lương sẽ rơi vào 20.000.000 - 30.000.000 đồng/tháng.
5. Có nên làm thư ký không?
Nếu bạn đã hiểu rõ được vai trò, công việc và mức lương của thư ký là gì thì bạn sẽ biết được cơ hội phát triển sự nghiệp của mình trong tương lai. Thư ký là cánh tay phải của các sếp nên vị trí này rất có tiềm năng để thăng tiến nếu bạn thực sự có thực lực. Và dưới đây là những lý do cụ thể mà bạn nên lựa chọn ngành nghề này:
Nắm giữ nhiều mối quan hệ rộng: Bởi bạn sẽ luôn đồng hành cùng các sếp trong các cuộc gặp mặt, thương lượng với khách hàng, đối tác. Do đó mà bạn sẽ càng có nhiều cơ hội hơn trong con đường nghề nghiệp của mình.
Cơ hội thăng tiến mở rộng: Người thư ký luôn đồng hành với sếp trong công việc quản lý nên sẽ được học hỏi kinh nghiệm từ sếp. Với những kiến thức chuyên môn và kỹ năng làm việc học được từ vị trí thư ký, bạn sẽ luôn sẵn sàng làm việc ở nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Đây cũng chính là cơ hội, con đường thăng tiến nhanh hơn trong công việc.
Học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ sếp: Làm việc ở vị trí thư ký, bạn sẽ có cơ hội học hỏi từ sếp rất nhiều kiến thức quản lý, kỹ năng làm việc, và được rèn luyện tư dung, phong cách quản lý doanh nghiệp.
Mức lương hấp dẫn: Hiện nay, các doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí thư ký rất cao. Họ sẵn sàng đưa ra mức lương hấp dẫn để thu hút những người có năng lực làm việc và chuyên môn tốt, chưa kể có các chế độ đãi ngộ khác như bảo hiểm, nghỉ lễ, các khoản thưởng hàng tháng,...
6. Làm gì để trở thành thư ký?
Đây cũng chính là băn khoăn mà nhiều bạn trẻ đang thắc mắc. Khác với những ngành nghề cụ thể như bác sĩ, giáo viên, kế toán,... thì thư ký hiện nay chưa phải là một ngành đào tạo.
6.1. Làm thư ký học ngành gì?
Hiện nay ở Việt Nam chưa có ngành học nào đào tạo công việc thư ký văn phòng. Tuy nhiên, sẽ tuỳ vào lĩnh vực hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn ngành học để ứng tuyển vị trí thư ký.
Nếu bạn muốn làm công việc này, bạn hoàn toàn có thể làm nhiều ngành khác nhau như: Marketing, quản trị kinh doanh, kinh doanh quốc tế,... để học hỏi các kỹ năng mềm. Để từ đó áp dụng các kiến thức và kỹ năng học được vào công việc thư ký một cách dễ dàng.
6.2. Trường đào tạo thư ký
Trên thực tế thì cũng chưa có một trường đại học nào có chuyên ngành thư ký hay trợ lý. Cũng bởi vì tính đặc thù này mà đã tạo ra điểm đặc biệt cho vị trí thư ký không bắt buộc bạn phải học chuyên ngành hay trường đào tạo nào cả.
Tuy nhiên, để có thể làm tốt ở vị trí thư ký, bạn cần phải tích lũy các kỹ năng; thành thạo cách soạn thảo văn bản, giấy tờ, quyết định,... Thể hiện sự khéo léo, linh hoạt và chính xác trong tác phong. Sắp xếp, lên kế hoạch nội dung và nâng cao kỹ năng tổ chức làm việc.
7. Kỹ năng cần có để trở thành thư ký là gì?
Nghề thư ký hiện nay đang là một trong những lựa chọn của nhiều bạn trẻ với mong muốn có được kinh nghiệm, các mối quan hệ và cả sự thăng tiến trong sự nghiệp. Để trở thành một thư ký chuyên nghiệp, bạn cần phải trang bị cho mình các kỹ năng sau đây:
Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống: Phân tích là kỹ năng cần thiết và quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Trong một số trường hợp, thư ký sẽ thay mặt sếp giải quyết các công việc. Một nhân viên thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc.
Kỹ năng giao tiếp: Vị trí thư ký hiện nay chính là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc gặp gỡ, trao đổi và ký kết với đối tác. Vì vậy, thư ký cần có khả năng giao tiếp tốt, khả năng đàm phán, ứng xử khéo léo và linh hoạt. Muốn trở thành một thư ký giỏi và chuyên nghiệp, bạn cũng cần phải biết cách cư xử lịch sự và hòa đồng với mọi người.
Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc: Thư ký văn phòng cần có kỹ năng quản lý tốt để sắp xếp công việc một cách trơn tru nhất. Đối với một vài nhân viên thư ký thì bạn cần biết tổ chức và phối hợp với các phòng ban, quản lý thời gian, lên lịch trình công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
Kỹ năng tin học văn phòng: Thư ký cần biết sử dụng Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,... Thư ký nên trang bị cho mình kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng máy tính để tránh bị giám đốc hay đồng nghiệp đánh giá thấp khả năng làm việc của bạn.
Khả năng ngoại ngữ tốt: Nếu tính chất công việc phải tiếp xúc với nhiều khách hàng của sếp, đặc biệt là khách nước ngoài thì thư ký phải có khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền đạt thông tin chính xác, rõ ràng và mạch lạc.
8. Việc làm thư ký
Nếu bạn đang tìm kiếm công việc thư ký văn phòng thì có thể tham khảo tại trang web tuyển dụng hàng đầu Việt Nam là job3s.vn. Sau đây mà một số việc làm thư ký phổ biến hiện nay:
Thư ký văn phòng là công việc đa nhiệm, liên tục phải học hỏi và thay đổi để thích nghi phù hợp với công việc. Khi kỹ năng phát triển và năng lực làm việc được nâng cao thì mức thu nhập của nghề này sẽ vô cùng hấp dẫn. Đây cũng chính là một trong những yếu tố thu hút nhiều bạn trẻ lựa chọn nghề này.
Tham khảo ngay ý nghĩa tên chức vụ/vị trí phổ biến trên thị trường lao động hiện nay:
Qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn có được những thông tin cần thiết về việc thư ký là gì? Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm thư ký mới nhất hay nhiều công việc khác tại những công ty uy tín với mức lương hấp dẫn thì hãy truy cập ngay website job3s.vn để tham khảo vô vàn vị trí việc làm. Ngoài ra, hãy chuẩn bị cho mình một bộ hồ sơ xin việc thật ấn tượng để sẵn sàng chinh phục bất cứ nhà tuyển dụng nào nhé!
Công việc của giám đốc nhân sự là gì? Điều tiên quyết để một doanh nghiệp thành công và vươn xa đó chính là yếu tố con người. Để quản lý tốt nhân lực, doanh nghiệp cần phải có một người giám đốc nhân sự giỏi, nhiều kinh nghiệm và tâm lý. Trong bài chia sẻ này, job3s sẽ mô tả chi tiết về vị trí giám đốc nhân sự. Nếu bạn thấy mình có khả năng và phù hợp với vị trí này thì hãy ứng tuyển ngay.
Ngành quản trị nhân lực học trường nào là mối quan tâm hàng đầu của các bạn học sinh, sinh viên hiện nay. Việc chọn ngôi trường có chương trình đào tạo hay, phù hợp với khả năng, định hướng của bản thân sẽ giúp bạn yên tâm để theo học suốt 4 năm cũng như tự hào khi cầm bằng cấp trên tay. Top 7 ngôi trường đào tạo chuyên ngành quản trị nhân lực dưới đây sẽ giúp bạn có sự lựa chọn dễ dàng hơn.
Người lao động là gì và quyền của người lao động như thế nào? Hiện nay, rất nhiều người lao động không nắm được quyền lợi, cũng như các nghĩa vụ cần thực hiện. Người lao động cần hiểu rõ các nội dung này để bảo vệ quyền lợi của mình.
Muốn trở thành một tư vấn viên chuyên nghiệp bạn cần trau dồi nhiều kiến thức chuyên môn, kỹ năng thuyết phục khách hàng và một ngoại hình thu hút. Đồng thời, bạn cần xác định rõ lĩnh vực bạn muốn tư vấn để có những kế hoạch cho sự phát triển sự nghiệp trong tương lai. Những thông tin chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về nghề tư vấn.
Infographic là thuật ngữ được dùng phổ biến trong thiết kế ấn phẩm đồ họa. Việc hiểu rõ khái niệm Infographic là gì đóng vai trò rất quan trọng, nhất là trong các hoạt động quảng cáo, truyền thông và marketing.
Tự do tài chính là gì? Đây là thuật ngữ ngày càng phổ biến trong đời sống, đặc biệt với những người trẻ có nhu cầu lớn về trải nghiệm, không muốn bị gò bó trong công việc hành chính. Vậy thuật ngữ này được hiểu là gì và làm sao để đạt được tự do tài chính?
Những ngành nghề lương cao cho nữ sẽ bao gồm các công việc như: làm đẹp, makeup, đầu bếp, kế toán, thiết kế thời trang… Mức lương sẽ dao động từ vài triệu cho đến vài chục triệu tùy vào năng lực cũng như vị trí làm việc.
Học ngôn ngữ Anh ra làm gì? Sau khi tốt nghiệp ngành học này bạn có thể đảm nhận các công việc như Biên/ phiên dịch, dịch thuật tại các tổ chức, làm thư ký, trợ lý cho các công ty/doanh nghiệp nước ngoài… cùng rất nhiều công việc liên quan khác. Thế nhưng, công việc này có dễ xin hay không và mức lương như thế nào?
Khái niệm CCCD là gì? CCCD là viết tắt của cụm từ căn cước công dân. Đây là một trong những loại giấy tờ đặc biệt quan trọng của công dân khi sinh sống và làm việc tại Việt Nam. Nội dung bài viết bên dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về CCCD cũng như tầm quan trọng của loại giấy tờ này.