Tổng hợp các công cụ quản lý chất lượng sếp và nhân viên đều cần biết

1. Nguồn gốc ra đời các công cụ quản lý chất lượng

Sau chiến tranh thế giới thứ hai, các công ty Nhật Bản đã bị ảnh hưởng nặng nề và phải đối mặt với nhiều khó khăn để khắc phục tình trạng này. Nhằm giải quyết vấn đề, hiệp hội Kỹ sư Nhật Bản đã quyết định tạo ra các công cụ quản lý chất lượng dành cho các tầng lớp cán bộ Nhật. Các công cụ này được gọi là 7 công cụ quản lý chất lượng - sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới bên cạnh tư tưởng Kaizen.

Có thể thấy, nếu không áp dụng các công cụ quản lý chất lượng việc cải tiến chất lượng sẽ khó đạt được hiệu quả như mong đợi. Tuy nhiên, có rất nhiều công cụ khác nhau và việc lựa chọn công cụ nào phù hợp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp lại là một bài toán khó. 7 công cụ quản lý chất lượng bao gồm:

• Phiếu kiểm soát - Check Sheets

• Biểu đồ - Charts

• Biểu đồ nhân quả - Cause and Effect Diagram

• Biểu đồ Pareto - Pareto Analysis

• Biểu đồ mật độ phân phối - Histogram

• Biểu đồ phân tán - Scatter Diagram

• Biểu đồ kiểm soát - Control Chart

Trong các công cụ này, công cụ phiếu kiểm soát được ứng dụng sớm nhất, từ ngay sau chiến tranh thế giới thứ hai. Biểu đồ Pareto và biểu đồ kiểm soát bắt đầu được áp dụng từ đầu thế kỷ 20.

Xem thêm: Nghề Tester là làm gì? Tiết lộ mức lương cực hấp dẫn, nghe xong ai cũng muốn làm

2. Chi tiết về các công cụ quản lý chất lượng

7 công cụ quản lý chất lượng hay còn được gọi là 7 tool, được sử dụng để giải quyết và đề xuất các phương án khác nhau cho các vấn đề trong doanh nghiệp. Cách sử dụng các công cụ này rất đa dạng. Dưới đây là một số thông tin về các công cụ quản lý chất lượng này.

2.1. Phiếu kiểm soát - Check Sheets

Check sheets là một công cụ lưu trữ đơn giản, giúp doanh nghiệp thu thập các dữ liệu cần thiết và xác định ưu tiên của chúng.

Phiếu kiểm soát có thể được xem như một dạng hồ sơ ghi chép lại các hoạt động trong quá khứ, đồng thời cũng cho phép doanh nghiệp nhận thấy một cách khách quan nhất về các xu hướng hoặc mẫu hình. Đây cũng là một trong các công cụ quản lý chất lượng được sử dụng phổ biến hiện nay.

Phiếu kiểm soát sẽ được dùng để kiểm tra:

• Một chỉ tiêu được phân bổ trong quá trình sản xuất.

• Xác nhận công việc.

• Các dạng khuyết tật.

• Nguồn gốc cũng như vị trí của các khuyết tật trên sản phẩm.

Việc thu thập thông tin qua các phiếu kiểm soát giúp doanh nghiệp theo dõi các sự kiện theo trình tự hoặc vị trí. Những phiếu này sau đó có thể được dùng để xây dựng biểu đồ Pareto và biểu đồ tập trung.

2.2. Biểu đồ - Charts

Biểu đồ này thể hiện mối tương quan giữa các đại lượng hoặc số liệu, giúp dữ liệu được trực quan hóa và doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt thông tin. Có nhiều loại biểu đồ như biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, biểu đồ mạng nhện,...

2.3. Biểu đồ nhân quả - Cause and Effect Diagram

Biểu đồ nhân quả có hình dạng xương cá, là công cụ thống kê danh sách các nguyên nhân có thể gây ra kết quả, được giáo sư Kaoru Ishikawa chủ trì. Biểu đồ này giúp phát hiện nguyên nhân của vấn đề một cách nhanh chóng, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời và đảm bảo chất lượng tốt nhất.

Công cụ được sử dụng phổ biến nhất trong việc phát hiện nguyên nhân và khuyết tật trong quá trình sản xuất là biểu đồ nhân quả. Các khóa đào tạo thực hành Lean 6 Sigma hiện nay thường áp dụng công cụ này. Biểu đồ nhân quả có đặc điểm là liệt kê và phân loại các nguyên nhân tiềm ẩn mà không đưa ra cách loại trừ chúng.

2.4. Biểu đồ Pareto - Pareto Analysis

Biểu đồ Pareto là một dạng biểu đồ dùng để phân loại các nguyên nhân ảnh hưởng đến sản phẩm. Thông qua biểu đồ Pareto, doanh nghiệp có thể xác định những nguyên nhân cần được tập trung xử lý và các vấn đề ưu tiên cần giải quyết. Bên cạnh đó, biểu đồ còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các hoạt động cải tiến.

Biểu đồ Pareto được áp dụng khi phân tích dữ liệu liên quan đến việc xác định nguyên nhân quan trọng nhất đối với vấn đề của doanh nghiệp. Giải quyết các vấn đề từ nguyên nhân gốc rễ khi sử dụng biểu đồ Pareto trong quản lý chất lượng sẽ đem lại hiệu quả lớn đáng kể.

2.5. Biểu đồ mật độ phân phối - Histogram

Biểu đồ mật độ phân phối - Histogram là một dạng biểu đồ cột đơn giản, tổng hợp các điểm dữ liệu để thể hiện tần suất của một sự việc.

Nhiệm vụ của biểu đồ này sẽ theo dõi sự phân bố các thông số của quá trình nhằm đánh giá xem quá trình đó có đáp ứng được yêu cầu sản xuất sản phẩm hay không. Đồng thời, nó cũng thể hiện tần suất xuất hiện của các vấn đề.

2.6. Biểu đồ phân tán - Scatter Diagram

Biểu đồ phân tán là một biểu đồ thể hiện các giá trị quan sát được của một biến bằng cách sử dụng các điểm nhỏ với các giá trị của biến khác, mà không nối các điểm này với nhau bằng đường nối. Thông qua đó, biểu đồ chỉ ra mối quan hệ giữa hai yếu tố.

Biểu đồ này hỗ trợ xác định điều kiện tối ưu cũng như giải quyết các vấn đề bằng cách phân tích định lượng mối quan hệ nhân quả giữa các biến số của hai yếu tố. Qua việc phân tích biểu đồ, ta có thể nhận biết được mức độ phụ thuộc giữa các yếu tố.

2.7. Biểu đồ kiểm soát - Control Chart

Biểu đồ kiểm soát là một công cụ biểu diễn với các đường giới hạn được tính toán dựa trên phương pháp thống kê để theo dõi sự biến động của các thông số về đặc tính của sản phẩm và sự thay đổi quy trình. Điều này giúp kiểm soát mọi dấu hiệu bất thường khi biểu đồ có tín hiệu tăng hoặc giảm, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời.

Xem thêm: Ngành kỹ thuật điện tử viễn thông làm gì? Cơ hội việc làm và mức lương khởi điểm

3. Lợi ích của các công cụ quản lý chất lượng

Các công cụ quản lý chất lượng mang đến những lợi ích như:

• Phân tích và giải quyết một cách hiệu quả các vấn đề chất lượng.

• Nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện quy trình.

• Giảm chi phí do sản phẩm lỗi hoặc chất lượng kém, đồng thời giảm thiểu yêu cầu về kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng.

• Điều tra các nguyên nhân tiềm ẩn và nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để đưa ra các biện pháp đối phó hiệu quả.

• Định hướng các mục tiêu về chất lượng rõ ràng hơn, giúp mọi người hiểu rõ và chủ động hơn trong việc kiểm soát quá trình để tạo ra sản phẩm chất lượng.

• Nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề cũng như phân tích của nhân viên.

4. Những lưu ý quan trọng khi triển khai các công cụ quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng cần có tầm nhìn của lãnh đạo và sự tham gia đồng thuận của toàn bộ nhân viên. Điều này không chỉ giúp nội bộ doanh nghiệp phát triển mà còn duy trì kết nối với khách hàng, tạo ra sự phát triển bền vững. Dưới đây là 7 nguyên tắc để triển khai quản lý chất lượng hiệu quả.

4.1. Tập trung vào khách hàng

Doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu hiện tại và mong muốn trong tương lai của khách hàng, không chỉ đáp ứng mà còn vượt xa kỳ vọng của họ. Chất lượng sản phẩm/dịch vụ phải dựa trên viễn cảnh của khách hàng, cần tạo ra và cung cấp điều mà khách hàng thực sự cần.

4.2. Vai trò quan trọng của lãnh đạo

Đội ngũ lãnh đạo cần đồng lòng về mục tiêu quản lý chất lượng cũng như mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Lãnh đạo phải đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức cam kết đóng góp vào việc đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

4.3. Sự tham gia đồng lòng

Quá trình sử dụng các công cụ quản lý chất lượng đòi hỏi sự tham gia đồng lòng của tất cả các thành viên ở mọi cấp bậc trong doanh nghiệp. Nhân viên cần được đánh giá chính xác về năng lực và được trao quyền để làm việc hiệu quả hơn.

4.4. Xây dựng quy trình khoa học

Quản lý chất lượng cần được thực hiện thông qua quy trình khoa học và rõ ràng để đạt hiệu quả tốt nhất. Quy trình này đảm bảo doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ từ đầu vào, quá trình sản xuất cho đến đầu ra của sản phẩm. Bằng cách này, doanh nghiệp duy trì chất lượng đồng nhất ở từng giai đoạn và đạt được các mục tiêu đã đề ra, tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu lãng phí.

4.5. Không ngừng đổi mới và cải tiến

Nhu cầu của khách hàng liên tục thay đổi theo xu hướng, do đó, doanh nghiệp cần tiến hành cải tiến liên tục để nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này bao gồm áp dụng quy trình sản xuất tiên tiến, công nghệ mới và nâng cao năng lực nhân viên. Bằng cách duy trì sự linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi, doanh nghiệp có thể duy trì và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

4.6. Quyết định dựa trên dữ liệu

Quyết định quản lý chất lượng nên được đưa ra dựa trên dữ liệu và thông tin từ các nền tảng công nghệ hiện đại. Phân tích dữ liệu và thông tin giúp doanh nghiệp hiểu rõ về chất lượng sản phẩm, quá trình sản xuất, phản hồi của khách hàng cũng như xu hướng thị trường. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác và thực tế hơn.

4.7. Tạo lập mối quan hệ với nhà cung ứng

Thông qua việc hợp tác và chia sẻ thông tin, doanh nghiệp và nhà cung ứng có thể tăng cường sự hiểu biết về yêu cầu chất lượng, chia sẻ giá trị và xây dựng lòng tin. Mối quan hệ này giúp cả hai bên nâng cao năng lực, cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao và mang lại giá trị cho khách hàng.

Có thể thấy, các công cụ quản lý chất lượng là một chiến lược không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại, phát triển lâu dài trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Quá trình quản lý chất lượng cần sự kết hợp giữa tầm nhìn của lãnh đạo và sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp để đạt được mục tiêu cao nhất.