CV
Tìm việc làm
Công ty
Trắc nghiệm MI
Tính lương Gross - Net
Tính lãi suất kép
Lập kế hoạch tiết kiệm
Tính bảo hiểm thất nghiệp
Tin tức
Liên hệ
Đăng tuyển / Đăng CV
Bạn là ?
Lưu trú tại khách sạn là một trong những nhu cầu khá phổ biến hiện nay. Đặc biệt, khi du lịch phát triển mạnh thì dịch vụ này ngày càng phát triển hơn nữa.
Và để có thể lưu trú cũng như sử dụng các dịch vụ của khách sạn thì khách hàng cần thực hiện việc check in. Thế nhưng không phải ai cũng biết check in là gì và có bao nhiêu hình thức check in khách sạn.
Quy trình check in khách sạn là điều kiện cơ bản để khách hàng có thể bắt đầu thời gian lưu trú. Vậy check in là gì?
Đây là thuật ngữ khá phổ biến, nhất là ở trong ngành nhà hàng, khách sạn. Check in chính là quá trình đăng ký và thực hiện các thủ tục cần thiết để đến, vào hoặc ở lại tại đâu đó.
Đây là quá trình không quá phức tạp nhưng lại vô cùng quan trọng với khách sạn cũng như nhà hàng bởi đây chính là thước đo để khách hàng đánh giá thái độ làm việc của nhân viên.
Một khách sạn chuyên nghiệp cần tiến hành thủ tục check in cho khách hàng nhanh chóng để tránh gây mất thời gian. Bên cạnh đó nhân viên lễ tân cũng cần thực hiện tuân thủ theo những bước mà khách sạn đưa ra để tránh xảy ra sự cố không mong muốn.
Tuy nhiên hiện nay khách hàng không cần phải lúc nào cũng tiến hành làm thủ tục check in tại quầy mà có thể tùy vào nhu cầu, tình hình thực tế mà có thể lựa chọn hình thức phù hợp. Ngay dưới đây chính là các hình thức check in phổ biến nhất, bạn hãy cùng tham khảo:
Hình thức Front desk check in:
Front Desk check in chính là hình thức check in tại quầy thông dụng và được sử dụng nhiều nhất. Cho dù trước đó đã book phòng online trên hệ thống, hay có thể là khách walk - in thì để nhận được phòng lưu trú cần đến quầy lễ tân để thực hiện làm thủ tục.
Hình thức In - room check in:
In - room check in là một trong những hình thức check in tại phòng khách sạn. Đây là một trong những hình thức check in được nhiều người lựa chọn bởi sự tiện dụng cao, có đi kèm dịch vụ đưa đón tại sân bay và tiến hành mọi thủ tục vô cùng nhanh gọn tại phòng.
Hình thức Express Check in:
Dịch nôm na theo ý nghĩa của hình thức này thì có thể hiểu đây là quy trình nhận phòng cấp tốc hoặc nhận phòng không tiếp xúc. Đây là một trong những hình thức được sử dụng nhiều nhất trong các giai đoạn dịch bệnh.
Bên cạnh đó tương tự như Express check - out, thì express check in cũng chủ yếu áp dụng với opodis tượng khách hàng thực hiện thanh toán bằng thẻ tín dụng (tiến hành cọc hoặc đã trả trước), đối với khách hàng thân thiết thường xuyên lưu trú tại khách hàng. Hình thức này sẽ được giới thiệu sử dụng đối với khách hàng thân thiết, và sẽ được mời thực hiện điền form mẫu chuẩn.
Hình thức Club lounge check in:
Club lounge check in là một trong những hình thức check in được sử dụng thường xuyên dành cho đối tượng khách hàng là doanh nhân. Sẽ có một khu vực dành riêng cho khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ tiếp đón và hướng dẫn lên khu vực để làm thủ tục. Trong quá trình đó thì khách hàng sẽ được khách sạn mời sử dụng welcome drink cùng một số thức ăn nhẹ.
Hình thức Member check in:
Giống như tên gọi thì hình thức này sẽ được áp dụng với những khách hàng quen, khách hàng trung thành, hoặc những khách là thành viên của doanh nghiệp.
Hình thức Mobile Check in:
Mobile check in là một trong những hình thức check in vô cùng tiện lợi, bởi mọi thủ tục check in của bạn sẽ được tiến hành cho thiết bị di động. Giữa khách sạn và người lưu trú sẽ có một kênh tương tác để kết nối trực tiếp với nhau bằng thao tác nhập thông tin online. Sau khi đã tiến hành mọi thủ tục trên thiết bị di động thì khách hàng chỉ cần đến quầy lễ tân xác nhận và nhận chìa khóa phòng vô cùng nhanh gọn.
Để thực hiện quy trình check in khách sạn sao cho nhanh chóng và tiện lợi nhất thì khách hàng cần tiến hành theo các bước dưới đây:
Đầu tiên khách hàng cần cung cấp thông tin đã đặt phòng trước đó nếu có (đây được gọi là Reservation)/. Nếu chưa tiến hành đặt phòng thì khách hàng cần thông báo với nhân viên lễ tân để có thể được hướng dẫn đặt phòng lưu trú.
Khách hàng cần xuất trình thông tin cá nhân như: CCCD gắn chip, hộ chiếu cá nhân để nhân viên lễ tân xác nhận thông tin.
Khách hàng tiến hành ký tên vào form đăng ký lưu trú của khách sạn để xác nhận.
Cuối cùng khách hàng sẽ nhận chìa khóa phòng và được hướng dẫn lên phòng của nhân viên lễ tân.
Để quá trình check in được diễn ra một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp thì nhiệm vụ của nhân viên lễ tân chính là tuân thủ theo những yêu cầu được đưa ra.
Nếu bạn là nhân viên lễ tân đang làm việc tại một khách sạn, thì quy trình check in khách sạn đối với vị trí này sẽ được thực hiện theo những bước sau:
Ấn tượng ban đầu thực sự rất quan trọng cho dù ở trong bất kỳ lĩnh vực nào, đặc biệt là đối với khối ngành dịch vụ như nhà hàng khách sạn. Bộ phận lễ tân càng niềm nở và nhiệt tình thì sẽ đem lại được ấn tượng tốt với khách hàng, giúp ghi điểm cũng như thể hiện sự thân thiện của đội ngũ.
Sau khi đã niềm nở chào đón khách hàng thì nhân viên lễ tân sẽ thực hiện tiếp nhận những thông tin của khách hàng như: Khách đã tiến hành đặt phòng trước đó hay chưa, số điện thoại của khách, thông tin liên lạc, thông tin đặt phòng,...
Mọi thông tin của khách hàng cần được check kiểm tra một cách kỹ lưỡng để tránh trường hợp xảy ra sai sót thông tin.
Giới thiệu tới khách hàng những thông tin về các loại phòng như: Mức phí chi trả, dịch vụ và tiện ích đi kèm, loại phòng,... Tư vấn loại phòng phù hợp với nhu cầu sử dụng của khách hàng để giúp khách có thời gian lưu trú tuyệt vời nhất.
Việc làm thủ tục đăng ký xác nhận phòng cho khách hàng cần được thực hiện ngay sau khi khách hàng đồng ý lựa chọn một căn phòng nào đó. Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ như CCCD gắn chip, hoặc cũng có thể là hộ chiếu để điền thông tin lưu trú.
Với thời buổi công nghệ hiện đại như ngày nay thì khách hàng sẽ có nhiều phương thức thanh toán hơn như voucher giảm giá, thanh toán bằng thẻ tín dụng, tiền mặt, hoặc cũng có thể là chuyển khoản,..
Nếu lựa chọn hình thức thanh toán bằng tiền mặt thì khách hàng lưu ý là mình sẽ phải tạm ứng trước một khoản để tiến hành làm thủ tục đăng ký lưu trú.
Bên cạnh đó nếu khách hàng lựa chọn hình thức thanh toán bằng thẻ tín dụng thì cần nhân viên lễ tân cần thực hiện kiểm tra khả năng thanh toán của thẻ.
Trong trường hợp khách hàng sử dụng thanh toán bằng thẻ voucher thì cần tiến hành mức hạn sử dụng trên voucher đó có còn dùng được nữa hay không.
Tiến hành mọi thủ tục check hình thức thanh toán cho khách hàng xong rồi thì nhân viên lễ tân sẽ đi kiểm tra tình trạng phòng và giao chìa khóa cho khách hàng lưu trú. Và một điều cần lưu ý là vị trí lễ tân cần giới thiệu những tiện ích, dịch vụ đi kèm với phòng đó để phổ biến tới khách hàng, với tiêu chí giúp mọi người có trải nghiệm tốt nhất.
Mọi thủ tục check in cho khách hàng được tiến hành xong thì nhân viên lễ tân cần dẫn khách lên nhận phòng. Tuy nhiên đối với từng khách sạn thì nhân viên lễ tân sẽ mang hành lý lên phòng cho khách hàng hoặc cũng có thể khách hàng tự lên lấy.
Và cuối cùng khi khách hàng đã làm thủ tục nhận phòng thì bộ phận nhân viên lễ tân sẽ hoàn thành thông tin vào hệ thống, tiến hành đăng ký tạm trú cho khách hàng,... Cần giữ lại thông tin khách hàng để có thể chăm sóc khách hàng khi phối hợp với những bộ phận liên quan.
Thông báo tới khách hàng những mức giá về từng loại phòng tại khách sạn. Bên cạnh đó những loại hình dịch vụ nào được sử dụng đi kèm, những loại hình dịch vụ tính phí,... mọi thứ nên được phổ biến tới khách hàng một cách kỹ lưỡng để khách hàng sẽ không cảm thấy thắc mắc khi tiến hành thanh toán.
Đối với ngành dịch vụ nói chung cũng như lễ tân khách sạn - nhà hàng nói riêng, thì chất lượng dịch vụ luôn luôn được ưu tiên hàng đầu. Cũng bởi vì lý do đó mà những nhân viên tại vị trí này luôn được đào tạo và huấn luyện một cách bài bản từ tác phong cho đến thái độ làm việc. Thái độ và cách làm việc của nhân viên lễ tân chính là thước đo để đánh giá thương hiệu đó có thực sự chuyên nghiệp.
Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp cần có cho mình những nguyên tắc và tiêu chuẩn làm việc để có thể xử lý mọi sự cố ngoài ý muốn. Một số tiêu chuẩn mà vị trí này cần có bao gồm:
Nhân viên lễ tân hãy luôn luôn chú ý đến hình tượng của bản thân, giữ cho mình một vẻ ngoài gọn gàng, trang phục kèm bảng tên chỉnh tề.
Không ăn vặt trong giờ làm việc, không hút thuốc bởi sẽ ám mùi lên trang phục và đặc biệt là không nhai kẹo cao su.
Luôn dành sự tập trung vào khách hàng, không để những vấn đề khác phân tâm.
Hãy luôn giữ cho mình một nụ cười thật tươi, niềm nở chào đón khách hàng bằng sự nồng hậu và thân thiện nhất ở khoảng cách 3m.
Cần duy trì sự đầy đủ của đội ngũ nhân viên lễ tân để có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất khi cần.
Mọi thủ tục liên quan cần được giải quyết một cách nhanh chóng (trong khoảng thời gian từ 5-8 phút), tránh trường hợp để khách hàng chờ đợi quá lâu.
Nhân viên lễ tân nên là người mở lời trước và gửi lời chào tới khách hàng trong khoảng cách 1,5m.
Mọi thông tin của khách hàng cần được bộ phận lễ tân xác nhận và nhắc lại tối thiểu hai đến ba lần để đảm bảo độ chính xác.
Tuyệt đối không được yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin trùng lặp trước đó.
Trao đổi với khách hàng một cách thận trọng và cách họ muốn thanh toán chi phí lưu trú sau khi mọi thông tin cá nhân của khách hàng đã được xác nhận.
Tiến hành xác minh thông tin một cách kỹ lưỡng bao gồm ngày khách hàng check in lưu trú, giá loại phòng và dịch vụ đi kèm, email cá nhân khách hàng,...
Tất cả mọi yêu cầu đặc biệt của khách hàng, những thủ tục liên quan cần được giải thích kỹ lưỡng với mong muốn mang lại sự chuyên nghiệp cũng như trải nghiệm tốt nhất.
Mọi vấn đề liên quan như thư tín, tin nhắn, bưu kiện cần được chuyển gửi đến khách hàng một cách thận trọng để đảm bảo chất lượng.
Một điều mà nhân viên lễ tân cần lưu ý đó chính là thu hút khách hàng trong cuộc trò chuyện và quá trình làm thủ tục nhận phòng.
Hoàn thành mọi thông tin và thủ tục check in cho khách hàng trong hệ thống phần mềm quản lý của khách sạn (PMS).
Cung cấp thông tin số phòng và chìa khóa kín đáo tới khách hàng để đảm bảo sự riêng tư.
Mọi quy trình check in khách sạn được tiến hành một cách nhanh gọn trong khoảng thời gian từ 5-8 phút, tránh trường hợp để khách hàng chờ đợi quá lâu.
Trong trường hợp phòng chưa sẵn sàng cung cấp cho khách hàng, cũng như một số dịch vụ khác như nước uống, cafe, món ăn nhẹ nhàng,... hoặc lưu trữ hành lý.
Nhân viên lễ tân có thể đại diện hướng dẫn khách hàng lên nhận phòng, hỗ trợ hành lý cho khách hàng trong trường hợp cần thiết.
Luôn giữ sự thân thiện, đưa ra lời chào và cảm ơn tới khách hàng.
Là một tín đồ đam mê du lịch chính hiệu thì việc check in khách sạn sẽ xảy ra thường xuyên, do đó bạn cần lưu ý một số những điều sau trong quy trình check in khách sạn để có thời gian lưu trú tuyệt vời nhất nhé.
Ngoài quy trình check in khách sạn thì nhiều người còn quan tâm tới khung giờ check in. Về cơ bản các khách sạn sẽ có cho mình một khung giờ check in cụ thể, thông thường bắt đầu vào khoảng khung giờ 14h chiều.
Điều đó có nghĩa là thời gian lưu trú của bạn sẽ được tính từ khung giờ 14h chiều hôm trước cho tới 12h trưa ngày hôm sau. Và trong trường hợp bạn check in khách sạn sớm sẽ có sự thay đổi về giá thành cụ thể như sau:
Nếu check in từ khung giờ 5:00 - 9:00 sẽ tính thêm 50% giá phòng.
Nếu check in từ khung giờ 9:00 - 14:00 sẽ tính thêm 30% giá trị phòng.
Tuy nhiên trường hợp này không áp dụng cho toàn bộ khách sạn. Nếu khách sạn còn trống phòng thì lễ tân sẽ tiến hành làm thủ tục để khách hàng check in sớm và không tính thêm phí. Do vậy khách hàng nên liên hệ trực tiếp với khách sạn để có câu trả lời chính xác nhất.
Xét về khái niệm thì hai check in và check out sẽ mang ý nghĩa hoàn toàn trái ngược nhau. Quy trình check in khách sạn là khách hàng tiến hành làm mọi thủ tục cần thiết để có nơi cư trú tạm thời. Còn check out chính là quy trình khách hàng thực hiện thanh toán mọi khoản phí và xác nhận trả phòng rời khách sạn. Nói một cách đơn giản thì check in là thể hiện hàm ý một người đến một nơi, còn check out sẽ là hành động họ rời đi.
Trên đây chính là toàn bộ những thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn về quy trình check in khách sạn. Hy vọng bài viết trên đây là hữu ích với bạn, giúp bạn có được những thông tin cần thiết trong thời gian lưu trú của mình. Và đây cũng là những kiến thức nghiệp vụ cơ bản mà các bạn lễ tân cần thành thạo để có thể xử lý công việc, mang lại sự hài lòng cũng như trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Xem thêm:
Mẫu CV hot theo ngành nghề
