SOW là gì? Ý nghĩa và các bước viết SOW hoàn chỉnh dành cho doanh nghiệp

1. SOW là gì?

SOW là gì? Đây là viết tắt của cụm từ Statement Of Work, có nghĩa là báo cáo trình tự những công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện. Trong bản phạm vi công việc SOW, các doanh nghiệp cần phải đưa ra đầy đủ thông tin gồm có: Timeline thực hiện, khối lượng công việc, mục tiêu dự án, các tiêu chuẩn về chất lượng công việc,... Tuỳ vào đặc điểm và tính chất của từng công việc mà những yếu tố trên có thể được thay đổi một cách linh hoạt.

SOW trong marketing là gì? Là một tập hợp các công việc cần được triển khai chi tiết và cụ thể cho chiến dịch tiếp thị của doanh nghiệp. Bản SOW sẽ ghi chép toàn bộ các tiến trình cần thực hiện, nhằm mang lại hiệu quả về doanh số bán hàng cho doanh nghiệp.

2. Lợi ích của SOW Marketing

SOW là một trong những tài liệu quan trọng trong việc quản lý công việc, giúp doanh nghiệp:

• Miêu tả đầy đủ nhiệm vụ cần phải thực hiện trong dự án.

• Xác định những sản phẩm cần được tạo ra và tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được.

• Định hình rõ ràng những mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của dự án.

• Cung cấp cơ sở để theo dõi và đánh giá tiến độ công việc, nhằm đảm bảo công việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

• Giúp tối ưu hoá việc phân công, quản lý và phân phối tài nguyên.

• Hỗ trợ quản lý rủi ro và thay đổi trong quá trình thực hiện công việc.

• Xác định những tiêu chí đánh giá cho từng công việc, sản phẩm có trong dự án.

• Tạo ra một tài liệu tham khảo dành cho những đối tượng liên quan trong quá trình thực hiện công việc.

Tóm lại, với các lợi ích mà SOW mang lại, các công việc sẽ được đảm bảo thực hiện theo đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng. Đồng thời, giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp không đáng có. Có thể thấy rằng, SOW là một phần không thể thiếu trong quản lý công việc của doanh nghiệp.

3. Các yếu tố cơ bản cần có trong một bản phạm vi công việc SOW

Những yếu tố cơ bản cần có trong phạm vi công việc SOW là gì? Cụ thể gồm các yếu tố sau:

3.1. Mục tiêu chung của dự án

Mục tiêu chung của dự án nên được đề cập trong bản phạm vi công việc SOW để các bên liên quan có thể nắm được kết quả mà mình cần phải đạt được. Đây cũng được xem là đích đến, hướng các hành động của doanh nghiệp về con đường đúng đắn, và tránh phạm sai lầm chệch khỏi mục tiêu đã đặt ra.

3.2. Cột mốc quan trọng

Các cột mốc quan trọng về nhiệm vụ và thời gian cần được hoàn thành trong từng giai đoạn giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng mục tiêu ngắn hạn. Từ đó giúp hoàn thành công việc một cách tốt hơn, cũng như đảm bảo được tiến độ của công việc, thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi và đo lường hiệu quả công việc.

3.3. Nhiệm vụ của mỗi cá nhân

Phân công từng nhiệm vụ cụ thể cho các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ giúp các thành viên nhanh chóng hoàn thành cũng như chịu trách nhiệm cho từng công việc mà mình đảm nhận.

3.4. Kết quả của dự án

Kết quả của dự án về doanh số hoặc kết quả của mục tiêu kinh doanh cần được ghi ra một con số cụ thể.

4. Các bước thiết lập một bản SOW hoàn chỉnh

Khái niệm SOW là gì đã được giải đáp cụ thể, vậy làm thế nào để làm được một bản SOW hoàn chỉnh? Để viết được một bản SOW dễ hiểu và chuyên nghiệp, trước tiên bạn cần phải nghiên cứu để hiểu rõ được hoàn cảnh của một công việc/dự án và các tài liệu, nguồn lực cần có để thực hiện cũng như quy trình thực hiện như thế nào. Dưới đây là các bước thiết lập một bản SOW hoàn chỉnh:

4.1. Bước 1: Giới thiệu mục tiêu

Bước đầu tiên của một SOW, bạn cần giới thiệu dự án, mô tả ngắn gọn về mục đích của Statement of work và gửi thông tin đến những người có liên quan.

Bạn có thể sử dụng email của doanh nghiệp để gửi các thông tin về dự án cho những thành viên trong công ty để họ có cái nhìn tổng quan về cách triển khai, mục đích của dự án.

4.2. Bước 2: Thông tin về phạm vi của công việc

Ở bước này, bạn cần đưa ra các thông tin về phạm vi của dự án, bao gồm sẽ làm được những gì và việc gì sẽ không được làm. Bạn nên đưa ra một danh sách chi tiết về những nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành trong phạm vi của dự án.

Ví dụ: Doanh nghiệp muốn ký hợp đồng với một đại lý nào đó cho việc thiết kế lại website thì phạm vi của công việc chính là thực hiện những mô hình trang web, chế độ và việc phát triển trang web mới như thế nào? Đối với một số trường hợp thì phạm vi của dự án có thể bao gồm các yêu cầu về mặt kỹ thuật là phần cứng, phần mềm,...

4.3. Bước 3: Thời gian và ngân sách

Bước tiếp theo là thời gian và ngân sách của dự án. Ở bước này, bạn cần thiết kế một lịch trình cụ thể cho những nhiệm vụ trong phạm vi của dự án và một dự báo chi tiết về ngân sách.

Lịch trình bao gồm các giai đoạn và mốc thời gian. Ngân sách nên được tính dựa trên các nhiệm vụ và nguồn lực tương ứng.

4.4. Bước 4: Yêu cầu của SOW là gì?

Bạn cần đưa ra tất cả những yêu cầu cần thiết để hoàn thành dự án bao gồm: Yêu cầu về kỹ thuật, phần mềm, phần cứng và những yêu cầu khác liên quan đến dự án.

4.5. Bước 5: Các rủi ro và cách xử lý

Tất cả những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và cách xử lý chúng cần được nêu rõ trong SOW. Việc của bạn là đưa ra một kế hoạch rõ ràng để giảm thiểu những rủi ro.

4.6. Bước 6: Các tiêu chuẩn đánh giá trong SOW là gì?

Đến bước này, bạn cần nêu ra những tiêu chuẩn đánh giá nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành theo đúng yêu cầu. Các tiêu chuẩn đánh giá cần được cụ thể hoá, ví dụ như những tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm hoặc thời gian hoàn thành dự án.

4.7. Hợp đồng và chữ ký (nếu cần thiết)

Ở bước cuối cùng này, hợp đồng, các giấy tờ liên quan và chữ ký đều là tài liệu quan trọng nếu đây là một SOW dịch vụ. Trong phần này, bạn nên đưa ra thông tin về những bên liên quan đến dự án và các điều khoản, điều kiện của hợp đồng.

Đối với mỗi lĩnh vực có thể có các phiên bản SOW khác nhau. Ví dụ, bạn là manager và cần viết một SOW về một thử nghiệm mới để nộp lên leader. Đây là dự án nội bộ, được thực hiện bởi nhóm của bạn nên không cần đến hợp đồng nào cả. Vì vậy, bước 7 này không cần thiết.

Trên đây là những chia sẻ chi tiết, cụ thể về SOW là gì, ý nghĩa và các bước viết SOW hoàn chỉnh dành cho doanh nghiệp. Hy vọng, đây sẽ là thông tin hữu ích giúp các doanh nghiệp có thể thực hiện và hoàn thành những dự án kinh doanh của mình đạt được hiệu quả tốt nhất!

Xem thêm:

• Doanh Nghiệp SMEs Là Gì? Những Điều Bạn Chưa Biết Về Doanh Nghiệp SMEs

• Ngành E-Commerce Là Gì? Những Điều Bạn Không Nên Bỏ Qua Về Ngành Nghề Phát Triển Này